En los últimos años hemos sido testigos de un cambio extraordinario en las herramientas de trabajo. De la mano de las nuevas tecnologÃas en comunicaciones, se traspasaron las fronteras geográficas, al tiempo que se incrementó la accesibilidad y disponibilidad a la información con una rapidez impensable en el pasado.
Hoy en dÃa, el mail constituye en muchos trabajos una de las formas de contacto fundamentales que se utilizan en la labor diaria. Conforme aumenta el tamaño de la empresa y a mayores niveles jerárquicos crece el tiempo dedicado al envÃo y respuesta de mails. Los beneficios son innegables y conforman una lista muy extensa, que en general la conocemos por el uso diario o han sido comentados en numerosos artÃculos.
Ahora bien, el mail no deja de ser una herramienta y, como tal, es el usuario quien define la conveniencia de su uso, el contenido, la intención y los destinatarios de la comunicación en cada momento.
En este aspecto, es bueno tener en cuenta que, si bien el mail es una vÃa de comunicación relativamente informal y admite cierta flexibilidad, siempre deben respetarse las formas adecuadas según el destinario, no abusar de las abreviaciones ni incluir comentarios que puedan generar malos entendidos por no poder reconocerse el tono de los mismos. A su vez, cuando no se conoce al destinatario del mail, no se está seguro de las funciones de éste o la solicitud de información requiere explicaciones, la interacción personal o por teléfono puede ser más útil y evitar malos entendidos.
Por otro lado, la intención si bien en general es intercambiar información, no siempre es asÃ. Muchas veces, según el contenido y los destinatarios, el mail se utiliza para evitar futuros reclamos de personas que puedan estar afectadas por un tema, documentar lo acordado en una reunión, poner en evidencia una solicitud no cumplida e inclusive ejercer presión. En estos casos es cuando se debe evaluar apropiadamente si es la mejor alternativa dado que se corre el riesgo de afectar las relaciones interpersonales, al tiempo que se tiende a enviar mails por todo motivo a múltiples destinatarios generándolos en una cantidad excesiva e innecesaria.
En definitiva, tan importante como beneficiarnos de las mejoras que se ofrecen en términos de comunicaciones, es evitar posibles consecuencias negativas. Si la persona a quien debo solicitarle una información, indicarle un posible error o hacerle un reclamo se encuentra cerca de mi escritorio mejor que un mail con copia a terceros es preferible acercarse y pedirlo personalmente o por teléfono. Es necesario evitar que se pierda el valor de los acuerdos no escritos y reconocernos capaces de confiar en los demás asà como también el cumplir los compromisos que asumimos, mas allá de que estos estén respaldados o no por un mail.
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27 02, 2011
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